Todo o acervo de documentação física (papéis), que estavam armazenados no arquivo da Prefeitura de Guaraí, foi catalogado, digitalizado e arquivado por meio eletrônico. Agora, após essa primeira etapa de implementação, os servidores municipais participaram, nesta quarta-feira (03), de uma capacitação em gestão das informações, arquivologia, gerência documental, temporalidade e digitalização.

De acordo com a TINS Gestão Inteligente, empresa especializada em gerenciamento documental, essa é a finalização da primeira etapa, com treinamento dos servidores municipais e a implementação do sistema documental. “O processo visa uma racionalização, eficiência e preservação da memória dos registros”, disse a gestora de negócios da Tins, Indiara Gomes.

Agora, a Prefeitura de Guaraí conta com um Sistema E-Corporativo, para digitalização dos registros públicos.

“Agregou, modernizou, e tudo fica muito mais transparente. Economia de tempo para pesquisa, fácil e rápido o acesso”, aprovou a servidora pública Kátia Alves.

Ao final da capacitação, a prefeita Fátima Coelho entregou os certificados aos servidores municipais. “É a modernização administrativa de Guaraí”, disse.

Tratamento dos documentos

Os documentos físicos da Prefeitura de Guaraí, processos, contratos, balancetes e demais, foram transferidos para Palmas, sede da empresa, onde foi feito toda a gestão de tratamento documental, higienização, indexação e a digitalização no sistema.